Privacyverklaring sollicitanten NSCR

Introductie

Deze privacyverklaring is specifiek bedoeld voor sollicitanten bij het Nederlands Studiecentrum Criminaliteit en Rechtshandhaving (NSCR). Het NSCR is onderdeel van de Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten (NWO-I). Het NSCR wil op een zorgvuldige manier omgaan met persoonsgegevens van iedereen die solliciteert. De privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn van cruciaal belang.

In deze privacyverklaring beschrijven wij wie we zijn, hoe en voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verwerken, hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen en alle andere informatie die relevant kan zijn. Informatie in deze verklaring proberen wij zo helder en leesbaar mogelijk te maken. Als je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens na het lezen van deze privacyverklaring kun je contact opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Wie is verantwoordelijk?

Het NSCR is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens wanneer je solliciteert bij het NSCR. Dit houdt in dat het NSCR bepaalt wat het doel is van de verwerking en welke middelen voor deze verwerking worden ingezet.

Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens verwerkt?

Het NSCR verwerkt jouw persoonsgegevens als:

• Je bij ons solliciteert (in de vacature staat aangegeven hoe je kan solliciteren);
• Je bij ons komt te werken via een extern (detacherings)bureau of als ZZP’er;
• Je jouw CV met ons deelt;
• Je contact met ons opneemt in het kader van je sollicitatie.

Het NSCR verwerkt jouw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat we nieuwe medewerkers kunnen aannemen. De gegevens die je aan ons verstrekt hebben we nodig om te kunnen bepalen of je geschikt bent voor de functie en bij ons kunt komen werken. Hierbij kijken wij naar de eisen die gelden voor de functie en of jij daaraan voldoet. Daarnaast vragen we om je diploma’s en/of referenties met ons te delen tijdens de sollicitatieprocedure.

Als de uitkomst van het sollicitatieproces positief is en NSCR biedt je een baan aan, worden jouw gegevens gebruikt om een aanbod voor te bereiden. Als je het aanbod accepteert, gebruiken we dezelfde gegevens ook om de arbeidsovereenkomst op te maken. Als je via een extern (detacherings)bureau of als ZZP’er bij het NSCR komt werken dan maken we geen arbeidsovereenkomst op, maar wel een overeenkomst van opdracht of uitzendovereenkomst.

Tijdens het sollicitatieproces onderhouden we contact met je, bijvoorbeeld over sollicitatiegesprekken en andere afspraken die we maken. Ook beantwoorden we de door jou gestelde vragen. Hiervoor verwerken we jouw contactgegevens.

Welke persoonsgegevens van jou verwerkt het NSCR?

Voor het wervings- en selectieproces verwerken we, onder andere, de volgende gegevens:

• Voornaam
• Achternaam
• Adres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Ubeeo ID-nummer sollicitatie
• CV
• Motivatiebrief
• Opleidingsniveau en -historie
• Professionele ervaringen
• Referenties
• VOG
• Talenkennis
• Beschikbaarheid

Alleen als je dit zelf op je CV hebt gezet, verwerken we ook:

• Foto
• Geboorteplaats
• Burgerlijke staat
• Nationaliteit
• Hobby’s en interesses

Wanneer we je een contract aanbieden verwerken we aanvullend de volgende gegevens:

• Identiteitsbewijs
• Diploma’s, cijferlijsten en certificaten
• Ondertekende geheimhoudingsverklaring (verstrekt door het NSCR)
• Ondertekende verklaring veilig omgaan met data (verstrekt door het NSCR)

We verwerken deze gegevens om met je te communiceren:

• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Ubeeo

Het NSCR maakt gebruikt van Ubeeo tijdens het sollicitatieproces. Via Ubeeo kan het NSCR vacatures plaatsen en kan jij solliciteren op deze vacatures, ook kunnen wij via Ubeeo sollicitatiegesprekken en andere afspraken inplannen. Je kan de voortgang van je sollicitatie volgen in het portaal. Hierin kan je ook jouw gegevens zien, deze aanpassen of verwijderen. Daar kan je ook een ‘Vacature-alert’ aanzetten, dan krijg je een bericht via e-mail over nieuwe vacatures bij NSCR.

Alleen medewerkers betrokken bij de sollicitatieprocedure hebben toegang tot gegevens in Ubeeo. Gegevens blijven 28 dagen na het afronden van de procedure of 12 maanden na sollicitatie bewaard in Ubeeo. Dit kan je zelf kiezen bij de sollicitatie. Wanneer je ook geschikt bent voor een andere vacature of afdeling bij NSCR dan wordt je via Ubeeo aan deze afdeling voorgesteld.

Met Ubeeo heeft het NSCR, middels een overeenkomst, afspraken gemaakt over de juiste omgang met persoonsgegevens.

Worden jouw persoonsgegevens door het NSCR gedeeld?

Alleen medewerkers van het NSCR, waarbij het in het kader van hun werkzaamheden noodzakelijk is, hebben toegang tot jouw persoonsgegevens.

Het kan voorkomen dat het NSCR andere organisaties vraagt om, in opdracht van het NSCR, persoonsgegevens te verwerken. Dit noemen we ‘verwerkers’. Het NSCR maakt met hen duidelijke afspraken om ervoor te zorgen dat deze verwerkers vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst.

Op welke basis mag het NSCR jouw persoonsgegevens verwerken?

Alleen wanneer er een goede reden en basis is mogen wij persoonsgegevens verwerken. In de AVG zijn verschillende bases beschreven. Dit wordt ook wel een grondslag genoemd. Het verwerken van persoonsgegevens voor werving, selectie, communicatie en aanbieden contract kunnen gebaseerd worden op een gerechtvaardigd belang van het NSCR. Het NSCR heeft er belang bij om jouw persoonsgegevens te verwerken om zo het sollicitatieproces uit te kunnen voeren en nieuw personeel aan te kunnen nemen. Hierbij is het noodzakelijk om jouw persoonsgegevens te verwerken. Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan nodig is voor verschillende genoemde doeleinden.

Wanneer je een contract aangeboden krijgt worden jouw gegevens gebruikt op basis van de precontractuele fase van de overeenkomst. Hiervoor hebben wij gegevens nodig om het contract met jou op te stellen.

Hoe lang bewaart het NSCR jouw persoonsgegevens?

Het NSCR bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en kort na de wervings- en selectieprocedure. Als je na de sollicitatie niet bij ons in dienst komt, worden jouw persoonsgegevens uiterlijk binnen 28 dagen na het afronden van de sollicitatieprocedure verwijderd of geanonimiseerd. We kunnen je gegevens ook 12 maanden na de sollicitatie bewaren, dit is alleen wanneer je dit zelf kiest wanneer je solliciteert. Zo kunnen we je later nog bereiken als er een geschikte vacature ontstaat of kunnen we jouw gegevens doorzetten.

Hoe kan jij jouw privacyrechten uitoefenen?

Je hebt op basis van de AVG verschillende rechten met betrekking tot persoonsgegevens die wij van jouw verwerken. Deze rechten staan bekend als de rechten van betrokkenen.

• Recht op informatie
• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op gegevenswissing
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid
• Recht op beperken van de verwerking
• Recht op bezwaar

Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens, kun je die toestemming ook weer intrekken. In andere gevallen heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

De genoemde rechten kan je uitoefenen door een verzoek te sturen aan privacy@nscr.nl. We beoordelen per verzoek of  we gehoor kunnen geven aan jouw verzoek. Als je een verzoek indient willen wij graag zeker zijn dat jij het ook werkelijk bent. Om jouw identiteit te controleren, zullen wij u daarom wat extra vragen stellen. Op je verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand gereageerd.

Hoe beveiligt het NSCR jouw persoonsgegevens?

Het NSCR gaat vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens goed worden beveiligd. Om jouw persoonsgegevens goed te beschermen gebruikt het NSCR passende beveiligingstechnologieën. Zo besteden we veel tijd aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. Verder mogen alleen de medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun werkzaamheden deze ook inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

Waar kan je een klacht indienen?

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je ontevreden bent over de verwerking van jouw persoonsgegevens door het NSCR. Daarnaast kun je ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming om een vraag te stellen of klacht in te dienen. Dit kan je doen via fg@nwo.nl.

Contact

Als je vragen hebt over het verwerken van persoonsgegevens door ons, die niet zijn beantwoord in deze privacyverklaring, kun je contact opnemen via privacy@nscr.nl.

Versie

Deze privacyverklaring kan mettertijd veranderen. De meest recente versie van deze privacyverklaring is te vinden op de website van het NSCR. Deze privacyverklaring is van toepassing juni 2026.